Fachwirt für Büro- und Projektorganisation
Was ist ein Fachwirt für Büro- und Projektorganisation (IHK)?
Der Geprüfte Fachwirt für Büro- und Projektorganisation ist eine hochqualifizierte, staatlich anerkannte Fachkraft, die die zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Abteilungen und externen Partnern bildet. Diese Qualifikation ist die Antwort auf die steigende Komplexität und Digitalisierung moderner Büro- und Projektlandschaften.
Die Aufstiegsfortbildung ist im Deutschen Qualifikationsrahmen (DQR) auf Niveau 6 eingeordnet. Damit ist der Abschluss formal einem Bachelor-Abschluss gleichwertig. Er befähigt Sie, eigenverantwortlich komplexe Fach- und Führungsaufgaben zu übernehmen und stellt die höchste Stufe der nicht-akademischen Weiterbildung dar.
Welche Aufgaben übernimmt ein Fachwirt für Büro- und Projektorganisation?
Sie sind dafür zuständig, dass Geschäftsprozesse reibungslos ablaufen, Ressourcen optimal geplant werden und Projekte erfolgreich zum Abschluss kommen. Sie tragen die Verantwortung für die Koordination, Organisation und Kontrolle im gesamten bürowirtschaftlichen Umfeld.
1. Prozess- & Projektsteuerung
- Planen, Organisieren, Koordinieren und Kontrollieren von Projekten und Veranstaltungen im In- und Ausland
- Mitgestalten von betrieblichen Abläufen und Prozessen
- Einsetzen und Optimieren von qualitätssichernden Maßnahmen
3. Führung & Personal
- Planen, Organisieren, Durchführen und Kontrollieren von Ausbildung
- Führung, Betreuung und Verwaltung im büro- und personalwirtschaftlichen Umfeld
2. Kommunikation & Beziehungspflege
- Entwickeln und Pflegen von internen und externen Kontakten, Kundenbeziehungen und Netzwerken
- Zielgruppenorientiertes und situationsgerechtes Gestalten und Einsetzen von Kommunikations- und Werbemitteln
- Angemessenes und sachgerechtes Kommunizieren unter Einsatz von Argumentations- und Präsentationstechniken, insbesondere unter Berücksichtigung von Konfliktbewältigungsstrategien und interkulturellen Aspekten
4. Controlling & Analyse
- Ermitteln und ergebnisorientiertes Auswerten von bürowirtschaftsbezogenen Kennzahlen
Im Detail umfassen die Kompetenzen insbesondere:
- Die Befähigung, Entscheidungsprozesse im Rahmen betrieblicher Organisationsstrukturen zu koordinieren.
- Geschäftsprozesse im bürowirtschaftlichen Umfeld zu steuern.
- Kundenbeziehungen in betrieblichen Leistungsprozessen zu gestalten.
- Das Planen, Organisieren, Koordinieren und Kontrollieren von Projekten und Veranstaltungen.
Für wen eignet sich die Fortbildung zum Fachwirt für Büro- und Projektorganisation (IHK)?
Dieser Kurs richtet sich an Sie, wenn Sie:
- bereits Erfahrung in kaufmännischen oder verwaltenden Berufen gesammelt haben.
- eine höhere Qualifikation anstreben, um mittlere Managementaufgaben im Office- und Projektbereich zu übernehmen.
- Bereitschaft zeigen, komplexe Aufgaben wie Teamführung, Controlling und Projektmanagement zu verantworten.
Welche Voraussetzungen müssen für die Prüfung erfüllt sein?
Zur Prüfung der IHK wird zugelassen, wer eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt:
Eine mit Erfolg abgelegte Abschlussprüfung in einem anerkannten kaufmännischen oder verwaltenden Ausbildungsberuf und danach eine mindestens einjährige Berufspraxis.
Eine mit Erfolg abgelegte Abschlussprüfung in einem anderen anerkannten Ausbildungsberuf und danach eine mindestens zweijährige Berufspraxis.
Eine mindestens fünfjährige einschlägige Berufspraxis.
Wie ist die Fortbildung zum Fachwirt für Büro- und Projektorganisation (IHK) im BZE aufgebaut?
Die Fortbildung basiert auf dem offiziellen IHK-Rahmenplan und gliedert sich in die vier entscheidenden Handlungsbereiche, die Sie zur strategischen Fachkraft machen.
1. Koordinieren von Entscheidungsprozessen
- Analyse, Steuerung und Optimierung betrieblicher Informationsflüsse.
- Entwicklung und Einführung von Qualitätsmanagement-Maßnahmen.
- Verantwortliche Durchführung von Projekten (von der Planung bis zur Kontrolle).
- Techniken des Zeit- und Selbstmanagements zur Bürooptimierung.
2. Gestalten und Pflegen von Kundenbeziehungen
- Planung, Organisation und Durchführung kundenorientierter Projekte und Events.
- Durchführung von Markt- und Zielgruppenanalysen zur Entwicklung effektiver Werbemittel.
- Etablierung und Sicherstellung von Kommunikationsstandards (z. B. in der Korrespondenz und im Beschwerdemanagement).
3. Führen, Betreuen, Verwalten und Ausbilden
- Prozesse der Personalwirtschaft (von der Personalbedarfsplanung bis zur Entwicklung und Betreuung).
- Planung, Organisation und Durchführung der Berufsausbildung.
- Führung und Motivation von Teams, Konfliktmanagement und Moderation von Projektgruppen.
- Vorbereitung der Präsentation für die mündliche IHK-Prüfung.
4. Steuern von Geschäftsprozessen
- Anwendung betriebswirtschaftlicher Kennzahlen zur Steuerung und Kontrolle von Geschäftsprozessen (Controlling).
- Koordinierung von Aufgaben des Einkaufs und der Beschaffung.
- Beurteilung von Datenbanksystemen, Wissensmanagement und Umsetzung von Datenschutz/Datensicherheit.
Durchführungsvarianten
Welche Karrierechancen bietet der Abschluss als Fachwirt für Büro- und Projektorganisation (IHK)?
Der Abschluss als Geprüfte:r Fachwirt:in für Büro- und Projektorganisation (IHK) eröffnet Ihnen den Weg zu leitenden und spezialisierten Positionen im mittleren Management. Er gilt als Karriere-Sprungbrett und verschafft Ihnen eine Qualifikation auf Bachelor-Niveau (DQR Stufe 6).
1. Aufstieg in Management-Positionen
Mit diesem Abschluss qualifizieren Sie sich für strategische Schlüsselrollen, die über rein administrative Aufgaben hinausgehen:
- Leitender Office Manager:
Übernahme der Gesamtverantwortung für die Organisation und die Ressourcenplanung der Bürowirtschaft.
- Koordinator für Geschäftsprozesse:
Steuerung und Optimierung der betrieblichen Abläufe und Schnittstellen.
- Projektmanager:
Verantwortliche Leitung und Abwicklung komplexer Projekte im In- und Ausland.
- Stabsstelle/Assistenz der Geschäftsleitung:
Unterstützung bei Entscheidungsfindungen und der Steuerung betriebswirtschaftlicher Instrumente.
2. Höheres Gehalt und Unabhängigkeit
Gehaltssteigerung: Die Übernahme von Führungs- und Steuerungsaufgaben spiegelt sich in der Regel in einem deutlich höheren Gehaltsniveau wider.
Unternehmensübergreifende Einsatzfähigkeit: Fachwirte sind branchenunabhängig in allen Wirtschaftszweigen gleichermaßen gefragt. Ihre Kompetenzen sind in jedem Unternehmen einsetzbar, das komplexe Projekte oder eine effiziente Bürostruktur benötigt.
3. Besondere Qualifikationen
Weg zum Master: Der Abschluss kann in vielen Bundesländern und an einigen Hochschulen als Zugangsberechtigung für ein Masterstudium dienen.
Ausbildereignung inklusive: Mit der erfolgreich abgelegten Fortbildungsprüfung weisen Sie zugleich die berufs- und arbeitspädagogischen Fertigkeiten und Kenntnisse nach. Sie erhalten das Zeugnis nach §5 der Ausbilder-Eignungsverordnung. Dies eröffnet Ihnen die Möglichkeit, im Unternehmen Ausbildung und Personalentwicklung aktiv zu gestalten.
Wie verläuft die IHK-Prüfung zum Fachwirt für Büro- und Projektorganisation (IHK)?
Die IHK-Prüfung gliedert sich in eine schriftliche Teilprüfung und eine mündliche Teilprüfung und hat zum Ziel, die erweiterte berufliche Handlungsfähigkeit nachzuweisen.
Prüfungsaufbau
1. Die schriftliche Prüfung
Die schriftliche Prüfung wird anhand einer betrieblichen Situationsbeschreibung durchgeführt. Sie besteht aus zwei gleichgewichtigen, aufeinander abgestimmten Aufgabenstellungen.
Umfang:
Die Aufgabenstellungen sollen alle vier Handlungsbereiche der Fortbildung situationsbezogen thematisieren.
Dauer:
Für jede der beiden schriftlichen Aufgabenstellungen stehen 300 Minuten zur Verfügung. Die gesamte Bearbeitungsdauer beträgt somit maximal 600 Minuten.
Bestehen:
Die schriftliche Prüfung ist bestanden, wenn ohne Rundung mindestens 50 Punkte (von 100) erreicht wurden.
2. Die mündliche Prüfung
Die mündliche Prüfung findet nach bestandener schriftlicher Prüfung statt.
Sie gliedert sich in eine Präsentation und ein Fachgespräch. Dabei soll nachgewiesen werden, dass Sie angemessen kommunizieren und Präsentationstechniken sachgerecht einsetzen können.
| Prüfungsbestandteil | Dauer | Gewichtung | Themenschwerpunkt |
| Präsentation | Maximal 10 Minuten | Ein Drittel (1/3) der mündlichen Note | Eine komplexe Problemstellung aus der betrieblichen Praxis, die sich auf den Handlungsbereich "Führen, Betreuen, Verwalten und Ausbilden" (HB 3) sowie auf einen weiteren Handlungsbereich bezieht |
| Fachgespräch | In der Regel 40 Minuten | Zwei Drittel (2/3) der mündlichen Not | Ausgehend von der Präsentation wird hier die Fähigkeit geprüft, Berufswissen in betriebstypischen Situationen anzuwenden und Lösungen in eine Ausbildungssituation zu übertragen |
Gesamtnote und Abschluss
📈 Die Prüfung ist bestanden, wenn sowohl die schriftliche als auch die mündliche Teilprüfung mit mindestens 50 Punkten abgeschlossen wurden. Aus den gerundeten Bewertungen der beiden Prüfungsteile wird das arithmetische Mittel als Gesamtpunktzahl und die entsprechende Gesamtnote (z. B. "gut" oder "sehr gut") gebildet.
Gibt es Fördermöglichkeiten für die Fortbildung zum Fachwirt für Büro- und Projektorganisation (IHK)?
Die Fortbildung zum Fachwirt für Büro- und Projektmanagement (IHK) ist nach dem Aufstiegsfortbildungsförderungsgesetz (AFBG) förderungsfähig. Somit kann ein Teil der Fortbildungskosten mithilfe von Aufstiegs-BAföG gedeckt werden – unabhängig vom Alter und Einkommen der geförderten Person. Auf diese Weise können bis zu 75 % der Seminarkosten und Prüfungsgebühren gespart werden. Und besser noch: das Aufstiegs-BAföG ist mit einem zinsgünstigen Darlehen der staatlichen KfW-Bank kombinierbar. Aufstiegs-BAföG kann nur von Privatpersonen und nicht von Unternehmen in Anspruch genommen werden.
Hier finden Sie ein Beispiel (ohne Gewähr):
| Seminarkosten | 3.250,00 € | |
| - | Zuschuss von 50 % | 1.625,00 € |
| = | über KFW-Darlehen zu finanzierende Summe | 1.625,00 € |
| - | Bei Bestehen der Prüfung werden 50 % des Darlehens erlassen | 812,50 € |
| = | insgesamt selbst zu bezahlende Kosten | 812,50 € |
| = | Fördersumme | 2.437,50 € |
Einige Bundesländer zahlen bei bestandener Prüfung zusätzlich einen Meisterbonus. Sie müssen jegliche Förderung selbst beantragen, aber sprechen Sie uns gerne an, wir sind Ihnen behilflich!
Hier finden Sie weitere Informationen: https://www.aufstiegs-bafoeg.de
Nicht geförderte Kosten können zu großen Teilen bei der Einkommensteuererklärung als Weiterbildungs- oder Fahrt- und Verpflegungskosten abgesetzt werden.